直接会うときとビデオ会議が適しているとき
より効果的かつ効率的なコミュニケーションを行うには、交換する必要がある情報の複雑さを考慮してから、媒体を選択してください。 たとえば、ファイルを要求する必要がある場合は、簡単な電子メールまたはインスタント メッセージで十分です。 油流出危機の解決策を考え出す必要がある場合、対面式の作業会議以外は混乱と誤解につながります。 ビデオ会議はその中間に位置し、求職者のスクリーニング、進行中の製品開発セッション、ボランティア トレーニング、オンライン コースやセミナーなど、中レベルのコミュニケーションの複雑さを伴うさまざまな目的に役立ちます。
Web ベースのミーティングを成功に導く
コミュニケーションの目標を評価し、Web 会議がミーティングの適切な場所であると判断したら、E ミーティングを確実に成功させるために、いくつかの簡単で重要な手順を実行することを検討してください。 チームが会議の目的を達成するためには、アジェンダまたは話題のリストの形式で目的を伝える必要があります。 基本的なルールを前もって設定し、いつ質問やコメントをしてもよいか、トピックから外れた議論をどのように処理するかを明確にします。 議題と時間配分に固執します。チーム メンバーは他のコミットメントを持っており、予測可能性を高く評価します。 意見を求めたり、事前に割り当てられた研究課題の結果を提示するよう要求したりすることで、静かなメンバーを引き込みます。 会議の最後に、アクション アイテムを割り当て、成果物の期限を設定し、後で参照できるように記録をチームに送信します。
ビデオ会議 – 幸せな媒体
電話をかけるだけでは十分ではなく、遠方への移動は必要ない場合、ビデオ会議はよく考えて使用すれば理想的なコラボレーション手段となります。 いくつかの簡単な手順に従って行動の手がかりを提供し、目標を達成し、チーム メンバーの時間と貢献を尊重すれば、効果的な Web ベースのビデオ会議を簡単に作成できます。 最終的には、適切な媒体を検討し、事前に準備する時間をとることで、より生産的で効果的な会議につながります。