イベント管理とクラウド

クラウド コンピューティングとは、共有リソース、ソフトウェア、および情報をインターネット経由で配信することです。 これは、IT サービスの比較的新しい配信モデルであり、IT ソフトウェアとプラットフォームを使用および管理するためのまったく異なる方法をユーザーに提供します。 クラウド コンピューティングを使用する一般的な方法は、サブスクライブするか、特定のソフトウェア ソリューションを使用するために月額料金を支払うことです。 ユーザーのコンピューターにソフトウェアを直接インストールする代わりに、ユーザーは Web ブラウザーを介してリモートでソフトウェアにアクセスします。

クラウド コンピューティングの一般的な利点には、次のようなものがあります。

  • 料金:設備投資が運用費に転換されるため、コストを大幅に削減でき、参入障壁が低くなる
  • 地方の独立: ユーザーは、場所や使用しているデバイスに関係なく、Web ブラウザーを使用してシステムにアクセスできます。
  • スケーラビリティとピーク負荷容量: クラウド上のソフトウェアを使用すると、企業は需要のピークを簡単に管理できます
  • 信頼性: 信頼性が向上し、ディザスタ リカバリに関してより安全なオプションになります。
  • メンテナンス: ソフトウェアがユーザーのコンピューターにインストールされていないため、クラウド コンピューティングの方が簡単です。 つまり、サポートとアップグレードはプロバイダー自身によって管理および引き受けられます。

イベント マネージャーは、クラウド コンピューティングを利用して効率を改善し、イベントのコストを削減できます。

イベント マネージャー向けの最も一般的なクラウド ソフトウェア ソリューションは次の 2 つです。

Googleドキュメント

Google ドキュメントは、クラウド コンピューティングの素晴らしい例です。 従来、従来のサーバーまたはネットワークでマスター ドキュメントを操作すると、次のような多くの問題が発生する可能性がありました。

  • 最新バージョンで作業しているかどうかわからない
  • 一度に 1 人だけがアクセスできる
  • サーバー/ネットワークで作業している人だけがドキュメントにアクセスできます
  • 重複の問題

ただし、ドキュメントをクラウドでホストするということは、イベント チーム (および外部パートナーとサプライヤー) の主要メンバーが、いつでもどこからでもドキュメントにアクセスできることを意味します (インターネット接続は保留中)。 ドキュメントをいつでも閲覧できる人数に制限はなく、更新はリアルタイムで行われ、ドキュメントの重複の問題はありません。 さらに、クラウド上でドキュメントをホストすることは、通常保持されるネットワークやサーバーのセキュリティに依存しないため、より安全です.

イベント管理ソフトウェア

イベント ソフトウェアは、イベントの組織化と管理において重要な役割を果たし始めています。 包括的なイベント管理ソフトウェアには、次のような機能が含まれています。

ウェブサイトの統合: イベント ソフトウェアは、再設計や再ブランド化を必要とせずに、既存の Web サイトとシームレスに統合する必要があります。

オンライン登録: イベント管理ソフトウェアを使用すると、イベント マネージャーは完全にカスタマイズ可能なオンライン予約フォームを作成して、参加者から最も関連性の高い情報を取得できる必要があります。

イベントコミュニケーション: 参加者への明確で的を絞ったコミュニケーションが重要です。イベント システムには、電子メール マーケティング、招待状、アンケートなどの統合されたイベント コミュニケーション ツールを含める必要があります。

イベントバッジ: イベント マネージャーにとって最も時間のかかる仕事の 1 つは、デリゲート バッジの作成です。 イベント ソフトウェアを使用すると、イベント前またはイベント中にパーソナライズされたバッジを簡単かつ迅速に作成できます。

イベント リソース管理: 包括的なカレンダー機能を介してすべてのリソースを簡単に管理および割り当て、イベント管理プロセスのすべての側面を完全に制御できます。

イベント財務: テクノロジーにより、イベント マネージャーは、参加者が安心してオンラインで安全に支払うためのさまざまなオプションを提供し、自動化による使いやすさを実現できます。

イベント報告: イベントからの真の ROI の決定は、強力なレポートおよび分析スイートによって決定および管理できます。

イベントスケジューラ: 代表者とサプライヤーのための多面的な 1 対 1 の会議を簡単かつ効率的に管理およびスケジュールします。

会場管理ソフト開催されるイベントの種類に関係なく、イベント施設を管理する柔軟な会場計画およびスケジューリング ツール

ドキュメント管理nt: 講演者のアブストラクトと伝記を簡単に公開および管理する方法

イベント ソフトウェアは、イベント マネージャーがより効果的で成功するイベントを作成するのに役立ちます。 調査によると、現在の景気後退の間、多くのイベント会社が自動化とイベント技術の利点を利用して、生き残るために役立て始めていることが示されています。 イベント開催の効率性を高め、コストを削減することで、イベント会社と出席者の両方に提供される投資収益率を高めることができます。

クラウドベースのイベント管理ソリューションは、イベント マネージャーがいつでもどこからでも、イベント チームを管理し、デリゲートとブッカーのリクエストに対応する機会を提供します。 同時に、インターネットを主要な配信手段として使用して、イベントのプロモーション、予約、キャンセル、更新を行うこともできます。

イベント管理者の観点から見ると、クラウド上のイベント管理ソフトウェアは、大量のアウトバウンド トランザクション (メール ニュースレター、招待状など) とインバウンド トランザクション (イベントの予約、変更、キャンセルなど) を処理し、時間とお金を節約します。代表者によりスムーズで改善されたエクスペリエンスを提供します。

管理の観点からすると、クラウドベースのイベント管理ソリューションは、すべてのイベント活動をリアルタイムで制御するメカニズムを提供します。イベント マネージャーは、アクティブなイベントの状態、特定のイベント マーケティング キャンペーンのステージを正確に把握できます。進行中のイベント プログラムでフィードバックを受け取ります。 サードパーティのパートナー (トレーナー、講演者、スポンサー、ケータリング業者、会場管理者など) も、アクセスが必要なイベント関連の詳細に安全な方法で簡単にアクセスでき、影響を受けるイベントの変更に対応できます。再びリアルタイムで。

クラウドベースのイベント管理ソリューションを導入すると、ソリューションを社内外の無料のアプリケーションやソリューションと統合する大きな機会が開かれます。 例えば:

初めの

  • 金融アプリケーション
  • 顧客および連絡先管理ソリューション

外部的に

  • パートナーのウェブサイト
  • サードパーティのオンライン決済プロバイダー
  • ソーシャルネットワーキング環境

クラウド ベースのイベント管理ソリューションでは、イベントの管理は完全にビジネス上の問題となり、IT の問題はクラウド アプリケーション プロバイダーによって処理されます。 イベント管理ソリューションの可用性、データのバックアップと保護、およびアクティビティのピーク時のソリューションのスケーラビリティはすべて、クラウド アプリケーション プロバイダーによって透過的に処理されます。

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