ビジネス ファイリング システムに存在する必要がある一般的なファイルがいくつかあります。 以下は、ホーム オフィスまたはスモール ビジネスの観点からの基本事項です。 ビジネスの性質に応じて、これらは一般的または特定の場合がありますが、ビジネスに合わせて次の情報をカスタマイズできます。 KISS の原則を忘れずに使用してください – Keep It Simple Sweetheart. 少数のファイルを格納するために、複雑でコストのかかるシステムに投資する必要はありません。 ファイルに含まれる情報を見つけるのに 30 秒しかかかりません。 ビジネスやワークスタイルに合わせてシステムをカスタマイズします。 最も頻繁に使用するファイルは、デスクの近くに保管してください。 頻繁に使用しないアーカイブやファイルを別の場所に置きます。
Marketing の下の Web サイトや Expenses の下の Domain Names のように、一部のファイル タイトルが繰り返されているように見えることに気付くでしょう。 ここでの違いは、Web サイトのコンテンツとデザインに関連するアイテムをマーケティング ファイルの下に置き、ホスティングとドメイン名登録の請求書を経費の下に置くことです。
クライアント/患者/顧客
o 姓、名
o 連絡先情報
o 個人情報 (必要な場合)
o プロジェクト – 進行中 (必要な場合)
o プロジェクト – 完了 (必要な場合)
ディレクトリ
o 地元の商工会議所からのビジネスガイド
o サプライヤー ディレクトリ
o 貿易ディレクトリ
経費
o 会計
o 広告
o ビジネスライセンス、料金 (政府の料金、地方および州/州の料金)
o コンピュータ
o コンピューター機器 – ハードウェア (プリンター、スキャナー、PDA、マウス、ルーター、マイク、スピーカーなど)
o コンサルタントサービス (ビジネスコーチ、組織化コーチ)
o 契約サービス (仮想アシスタント、下請業者、清掃業者など)
o ドメイン名
o 福利厚生 (医療/歯科、保険、RRSP、401K など)
o 保険 – ビジネス/オフィスの財産
o 保険 – 職業上の責任
o 利息と銀行手数料
o 法的事項
o ライブラリ
o メンテナンスと修理 (賃貸の場合は借地権の改善)
o 食事と娯楽
o オフィス機器 (電話、ファックス、電卓、シュレッダーなど)
o オフィス家具 (机、椅子、ランプ、ラジオ、本棚など)
o 事務用品 (文房具、ペン、ラベル、ファイル フォルダーなど)
o 郵便料金/宅配便
o 固定資産税
o 旅行
o ユーティリティ
o 携帯電話
o 電話
o ファックス回線
o インターネット接続
o 暖房/照明
o 家賃
o 車両費
o 燃料
o 修理とメンテナンス
o 保険
教育と専門能力開発
o セミナー情報、会議情報、オンライン コース、継続教育コース、スタッフ開発コースなど、ビジネス関連のコースをすべて含めます。
金融
o 買掛金 – 現在
o 売掛金 – 流動
o 売掛金 – 30 ～ 60 日
o 売掛金 – 60 ～ 90 日
o 売掛金 – 90 ～ 120 日
o 売掛金 – 回収中
o 貸借対照表 – 月次
o 銀行または信用組合の月次明細書 (連邦/州/州の法律に応じて、有効なファイルに 1 年間のみ保存/最大 10 年間の価値を保持)
o 銀行ローン (元のローン書類、金利、借入金額、支払条件など)
o 資本コスト控除情報 (カナダのみ)
o 法人/事業税申告書 (連邦/州/州法に応じて、最大 10 年間保持)
o クレジットカード明細書
o GST/HST フォーム (カナダのみ)
o 損益計算書 – 月次/年次
o 給与記録と税金
o 州税の送金
o 納税申告書
在庫
o 在庫数
o 製品名/番号別
o 請求書/明細書
o サプライヤー名別
o 次に、請求書番号で並べ替えます
o サプライヤー
o アルファベット順に記載
o ファイルの先頭にある注文/連絡先情報
マーケティング
o 広告 – 印刷物
o 広告 – ラジオ
o 広告 – テレビ
o 広告 – Web サイト
o 広告 – インターネット
o 関心のある記事
o 事業計画 (毎年レビュー – 古いコピーをアーカイブ)
o 情報パッケージ (あなたのビジネスについて)
o プレスリリース
o 展示会情報
メンバーシップ
o 所属する専門家/業界団体
o あなたが務めている取締役会
人事ファイル
o 姓、名による各従業員
o 履歴書/申請書、納税申告書 (カナダ – TD1)、給与記録、福利厚生パッケージに関する情報 (医療/歯科、RRSP、401k など)
o パフォーマンス評価/レビュー、懲戒情報、会社が提供する教育の記録など。
o 給与/賃金率の記録、および昇給に関するメモ、口座振替情報 (EFT を提供する場合)
o その他の納税申告書
o 手順書
o 履歴書/申請書は 6 か月間ファイルに保存されます
o 雇用形態の記録